document solutions

Wie gehen Sie mit Dokumenten in Ihren Geschäftsprozessen effizient und gesetzeskonform um?

Unternehmen stehen vor der Herausforderung Dokumente in ihren Prozessen optimal zu nutzen und strukturiert sowie rechtskonform aufzubewahren. Seit mehr als zehn Jahren begleiten wir unsere Kunden erfolgreich auf ihrem Weg Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

 

Digitale Belege bieten gegenüber Papier entscheidende Vorteile, etwa durch ihre Indexier- und Durchsuchbarkeit, den dezentralen Zugriff oder durch die parallele Lektüre und Bearbeitung. Im Bereich «document solutions» erschliessen wir solche Potenziale durch die Konzeption, Implementierung und den Betrieb von umfassenden Scanning -, Capturing- , Archivierungs- und Informationsmanagement-Lösungen.

 

 

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Dokumente erfassen 

Langsame und fehleranfällige Papierprozesse werden mit unseren Lösungen durch effizienzsteigernde Workflows ersetzt. Wir digitalisieren Ihre Papierdokumente und machen die extrahierten Informationen – angereichert um Metadaten – nutzbar.

 

Basierend auf führender Capturing-Technologie werden Dokumente aller Art und Herkunft erfasst und verarbeitet. Wunschgemäss liefert die Lösung extrahierte Daten und aufbereitete Bilder zur weiteren Verarbeitung in Ihren Prozessen zurück und speichert die Dokumente gleichzeitig rechtssicher im Langzeitarchiv. So reduzieren Sie Prozessdurchlaufzeiten und minimieren Verarbeitungsfehler in manuellen Prozessschritten.

Mit Dokumenten arbeiten

Unabhängig von Ort und Zeit finden Mitarbeitende benötigte Dokumente und Informationen mit wenigen Mausklicks und nutzen diese effektiv bei ihrer Arbeit. Unser skalierbares System ermöglicht die optimale Zusammenarbeit mit Files aller Art.

 

Mit einer intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche rufen interne und externe Anwender alle Dokumente, die sie zur Erfüllung einer Aufgabe zeitgleich benötigen, effizient auf ihren Bildschirm. Modernste Analytics- und Suchfunktionalität von IBM Watson gepaart mit einer strukturierten Navigation und rollenbasierten Ansichten im IBM Content Navigator bieten schnellstmöglichen Zugriff. Sie minimieren Zeitverluste und optimieren die ortsunabhängige Zusammenarbeit.

Dokumente archivieren

Im unternehmensweiten Archiv sind alle archivierten Informationen langfristig sicher gespeichert. Durch die smarte Indexierung und Bündelung in elektronischen Dossiers sind Inhalte jederzeit rasch auffind- und abrufbar.

 

Marktführende IBM ECM-Technologie bildet die Grundlage für unsere hochsicheren Archivsysteme. Klug gewählte Metadaten erlauben eine eindeutige aber auch mehrdimensionale Indexierung von Files aller Art. Diese werden in elektronischen Dossiers gebündelt und strukturiert im unternehmensweiten Archiv abgelegt. So können Ihre Mitarbeitenden auch Jahre später gezielt und rasch auf Inhalte zugreifen, die sie zur Erledigung ihrer täglichen Arbeit benötigen.

Integration / Schnittstellen

Bei der Erfassung von Dokumenten sowie der Verteilung von Informationen in verschiedene interne und externe Systeme setzen wir auf ein zentralisiertes API-Management. So können Sie Ihre Datenflüsse effektiv orchestrieren.

 

Wir behandeln die Zentralisierung von Schnittstellen als IT-strategische Aufgabe, die Ihnen langfristig die Möglichkeit bieten soll, auf Veränderungen in Ihrer Applikationslandschaft flexibel reagieren zu können. Mit unseren Integrationsleistungen machen wir Ziel- und Quellsysteme voneinander unabhängiger. So beschleunigen Sie Ihre Datenflüsse, steigern die Effizienz und senken Kosten.

Informationsmanagement Beratung

Moderne Informationsmanagement-Lösungen bieten riesige Potenziale. Wir helfen Ihnen dabei, diese zu erschliessen. Von der Beratung bis zur Übernahme von Projektleitungsmandaten sind wir Ihr idealer Sparring-Partner.

 

In der Transformation Ihres Dokumentenmanagements zu einem umfassenden Informationsmanagement begleiten wir Sie umsichtig und engagiert. Insbesondere die Entwicklungen in den Bereichen Big Data, Social und Analytics sind für die Unternehmens-IT vielversprechend. Mit unseren Beratungsleistungen profitieren Sie von unserer reichhaltigen Erfahrung, unserem Fachwissen und den Forschungsergebnissen der weltweit führenden IBM-Labs.

Sicher von der ersten Idee bis zum täglichen Einsatz.

In einer gründlichen Ist-Analyse untersuchen wir alle relevanten Geschäftsprozesse, die beteiligten Akteure mit ihren Aufgaben sowie die involvierten Dokumente und Systeme. Daraus resultiert ein detailliertes Konzeptpapier, das neben allen technischen und organisatorischen Aspekten auch eine Nutzenanalyse, konkrete Ziele, eine Kostenprojektion und eine Umsetzungsroadmap beinhaltet.

Aufbauend auf dem Konzept der Planungsphase setzt unser Team die auf Sie zugeschnittene Informationsmanagement-Lösung um. Unsere Lösungen sind modular auf gebaut und binden vorhandene strategische Applikationen wie ERP oder CRM ein. Sie können schrittweise realisiert und dank hoher Skalierbarkeit aller Komponenten nach Bedarf ausgebaut werden. Durch die Trennung der statischen Dokumentablage im Archivsystem und der dynamischen Benutzeroberfläche lassen sich unsere Lösungen gezielt Ihren individuellen Bedürfnissen und Abläufen anpassen.

Nach dem «Go live» hört unsere Betreuung nicht auf. Trainierte und zertifizierte Spezialisten übernehmen den Betrieb Ihrer Lösung auf Ihren Systemen oder in unserem Rechenzentrum. Mit einem «Service Level Agreement» sichern Sie sich als Kunde eine umfassende und problemfreie Betreuung. Mit regelmässigen Updates stellen wir sicher, dass Ihre Lösung up-to-date bleibt. Bei Problemen hilft Ihnen unser Service Desk.

Eingesetzte Softwareprodukte

Als Premier IBM Business Partner ist clavis IT ein kompetenter Ansprechspartner für die folgenden Enterprise Content Management (ECM) Produkte von IBM: IBM Filenet, IBM Content Manager, IBM Case Foundation, IBM Content Foundation, IBM Content Navigator, IBM Watson, IBM Content Collector for Email, IBM Content Collector for SAP und Mobile Capture.

 

Im Scanning Umfeld setzt clavis IT als Partner auf den Marktführer Kofax mit den eingesetzten Produkten: Kofax Capture, Kofax Transformation Module, Kofax Frontoffice Server und Kofax Import Connector.

IBM Products

IBM FileNet Content Manager ist die Content-Management-Lösung für die FileNet P8-Plattform. Sie verbindet leistungsfähiges Dokumentmanagement mit sofort einsatzfähigen Workflow-Tools zur Automatisierung Ihrer inhaltsbezogenen Aufgaben und Aktivitäten. FileNet Content Manager lässt sich mit verschiedenen Anwendungen von IBM und anderen Anbietern kombinieren, z. B. IBM Watson Content Analytics, Lotus Notes, Microsoft Exchange, Microsoft Office und Microsoft SharePoint.

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Benutzer können jederzeit und überall von Desktopsystemen, Laptops, Tablets und anderen mobilen Endgeräten auf Unternehmensinhalte zugreifen, diese bearbeiten und verwalten. Zu den wichtigsten Funktionen für das Dokumentenmanagement gehören folgende: Versionskontrolle, direkter Dokumentenvergleich, Prüf- und Genehmigungsprozesse, Check-in- und Check-out-Funktionen und die Möglichkeit, Metadaten auswählen, erstellen und bearbeiten zu können. Mit einem Add-On für Microsoft Office wird das Suchen, Durchsuchen und Ein- und Auschecken von Dokumenten direkt in Microsoft Office-Anwendungen ermöglicht.

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IBM Content Collector for Email ermöglicht automatische, richtlinienbasierte E-Mail-Archivierung. So können Sie die IT-Kosten senken und die Effizienz der E-Mail-Systeme erhöhen. Unternehmen können ihre rechtlichen und Compliance-bezogenen Aufbewahrungspflichten einfacher erfüllen – mithilfe eines wertbasierten Archivierungskonzepts, das die IT-Kosten der Datenarchivierung mit dem Wert der Daten im Beziehung setzt. IBM Content Collector for Email unterstützt Unternehmen bei der Archivierung ihrer E-Mail-Systeme auf Basis von IBM Lotus Domino, Microsoft Exchange, Microsoft Exchange Online und SMTP.

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Die SAP-Archivierung mit IBM Content Collector for SAP Applications ermöglicht flexible Archivierung, Verwaltung von Webinhalten und Governance für SAP-Daten und zugehörige Inhalte. Die Lösung erweitert die wertorientierten Archivierungsfunktionen von IBM auf SAP-Anwendungen und Archivspeicher. IBM Content Collector for SAP Applications trägt zur Reduzierung der Gesamtbetriebskosten bei, da Kosten im Zusammenhang mit begrenzten, isolierten SAP-Angeboten vermieden und vollständige SAP-Geschäftslösungen implementiert werden, sodass umfangreiche Funktionalität in einem einzigen Produkt zur Verfügung steht.

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Das Produkt ermöglicht ein umfassendes Prozessmanagement, einschliesslich Prozessmodellierung, erweiterter Analyse- und Simulationsfunktionen und Überwachung der Geschäftsaktivitäten. Es verwaltet automatisch Prozessausnahmen, um sofort flexibel auf interne Ereignisse oder Kundenanforderungen reagieren zu können. Und es ist ein integraler Bestandteil von IBM FileNet P8, das vollständig mit anderen IBM Content Management-Lösungen integriert ist. Prozessstandards wie etwa BPMN (Prozessmodellierung) und XPDL (Definition und Ausführung) sind natürlich unterstützt.

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IBM Content Foundation bietet vollständige Funktionen für das Management von Inhaltslebenszyklus und Dokumenten, um die umfassende Einführung von Enterprise Content Management (ECM) zu fördern. Dieses Produkt wurde für schnelle, kosteneffiziente Lösungen konzipiert. Es ermöglicht eine bessere Steuerung von bestehenden und neuen Inhaltstypen mit umfassender Skalierbarkeit, Sicherheit, Stabilität und plattformübergreifender Funktionalität. IBM Content Foundation ist benutzerfreundlich, unterstützt schnelle Implementierung und eignet sich für kleine bis große Unternehmen.

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IBM Watson Content Analytics ist eine leistungsfähige Analyselösung, mit der Unternehmen enorme Informationsmengen zusammenfassen, analysieren und visualisieren können, um wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Watson Content Analytics unterstützt Unternehmen dabei, Geschäftsinformationen zu interpretieren und zu verstehen, um Bekanntes zu überprüfen und Unbekanntes ans Tageslicht zu bringen. Das ganze voll interiert in die Archivsysteme Content Manager und FileNet Content Manager und die Benutzeroberfläche IBM Content Navigator.

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Kofax Products

Kofax Capture automatisiert und beschleunigt Unternehmensabläufe, indem es Papierunterlagen und Formulare beliebiger Art erfasst, in zuverlässige, jederzeit abrufbare Informationen umwandelt und die Informationen an Ihre Geschäftsanwendungen, -prozesse und -Workflows übergibt. Ob sich die Daten auf Papier oder in elektronischen Dateien befinden, in einer Zentrale oder auf Desktops in externen Büros auf der ganzen Welt verstreut sind, Kofax Capture hilft Ihnen, sie zu verarbeiten.

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Mit der Kofax Mobile Capture™ Plattform können Unternehmen leistungsfähige, interaktive Erfassungs- und Prozessmanagementkomponenten in ihre mobilen Apps integrieren. So lassen sich informationsintensive Interaktionen optimieren und Self-Service-Funktionen auf die Kunden ausweiten. Mittels dieser Plattform werden aus Smartphones intelligente Werkzeuge zur Informationserfassung mit dynamischen Apps, die „Kunden dort ansprechen, wo sie sind” – und zwar genau dann, wenn sie angesprochen werden möchten, und auf ihrem bevorzugten Kommunikationskanal. Mit der Kofax Mobile Capture Plattform können Unternehmen ihren Kundenservice verbessern, Transaktionen beschleunigen und mehr Umsatz machen.

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Kofax Transformation Modules (KTM) ist ein Paket von Add-Ons für Kofax Capture zur rationalisierten Umwandlung unterschiedlicher Dokumenttypen in strukturierte elektronische Informationen, um diese in Geschäftsprozesse zu integrieren. Fehleranfällige und teure manuelle Sortier- und Eingabeprozesse werden durch automatische Klassifikation, Trennung und Datenextraktion von Dokumenten ersetzt, die die Arbeitskosten senken, Produktivität und Datenqualität erhöhen und die Geschäftsprozesse beschleunigen.

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Durch die Verwendung von Geräten wie Multifunktionsgeräten (MFPs), Netzwerkscannern, Smartphones und Tablets bezieht Kofax Front Office Server Mitarbeiter mit Kundenkontakt direkt in bestehende Geschäftsprozesse ein. Um eine Transaktion oder einen Workflow anzustossen sowie für eine frühestmögliche Erfassung müssen diese nur noch ein Dokument auf den Scanner legen oder ein Foto machen.

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Ausgewählte Referenzstories

Verschiedene Kunden profitieren von den Vorteilen von CloudCapture. Ausgewählte Kundeninstallationen haben wir für Sie aufbearbeitet, um Ihnen einen Einblick in die vielseitigen Möglichkeiten aufzuzeigen.

Projekt: Falco Linsen AG

Falco Linsen AG

Digitalisierung und Datenerkennung mit CloudCapture

Reference: Witzig The Office Company

Witzig The Office Company

CloudCapture / CloudRepository - Digital statt Regal

Projekt: Alloga - Optimierung Bestellprozess im Kundendienst

Alloga AG

Digitalisierung und Datenerkennung mit CloudCapture

Projekt: PSP CloudCapture / CloudRepository

PSP Swiss Property

PSP CloudCapture / CloudRepository

Projekt: CloudCapture - Invoice Processing

Hälg & Co. AG

CloudCapture Rechnungsverarbeitung

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Unsere Angebote

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