Die Hälg & Co. AG muss jederzeit den Überblick über die zahlreichen Kreditoren behalten, damit die Abwicklung der jährlich ca. 100‘000 Rechnungen fristgerecht und fehlerfrei funktioniert. Vor diesem Hintergrund wurden die Spezialisten von claivs IT damit beauftragt, eine Scanning-Infrastruktur aufzubauen. Die eingehenden Kreditoren sollen mit leistungsfähigen Scannern digitalisiert und nur noch elektronisch weiterverarbeitet werden. Nach erfolgter Codierung werden ca. 40 Datenfelder mit Informationen zum Lieferant, zur Bestellung, zu den Zahlungskonditionen und den Beträgen erkannt und für die Validierung durch die Buchhaltungsspezialisten bereitgestellt. Die digitale, geprüfte Kreditorrechnung wird dann als PDF zusammen mit einem Datenfile an das ERP weitergegeben. So können die Mitarbeitenden von Hälg die Daten ohne Medienbrüche im ERP weiter bearbeiten. Dies beschleunigt die Durchlaufzeiten und verschafft jederzeit den Überblick über die offenen Posten.