In drei Schritten zum papierlosen Büro – so funktioniert's

24

Jan

In drei Schritten zum papierlosen Büro – so funktioniert's

Fabrizia Vollenweider document solutions

Wenn sich Ordner stapeln, ein Papier verschwindet, der Vertragsentwurf nicht griffbereit ist oder der Schreibtisch überquillt, dann ist er wieder da: Der Wunsch nach dem papierlosen Büro. Das würde die Ablage effizienter, die Suche einfacher, den Prozess transparenter, den Arbeitsplatz flexibler – und den Schreibtisch ordentlicher machen. Leider haben die meisten Unternehmen Mühe, diesen Wunsch zu verwirklichen: In vielen Prozessen wird weiterhin auf altbewährte Papierdokumente gesetzt, welche den Einsatz von flexiblen Tools wie Bring-Your-Own-Device oder Home-Office erschweren.

Unsere Erfahrung zeigt, dass ein vollständiger Umstieg von heute auf morgen schwierig ist. Starten Sie deshalb in kleinen Schritten, anstatt Ihr komplettes Geschäft auf den Kopf zu stellen. Nachfolgend drei Tipps, die Ihnen den Umstieg erleichtern:
 

1. Papierverbrauch im Büro verkleinern

Fragen Sie Ihre Rechnungsaussteller nach papierlosen Rechnungen. So sparen Ihre Partner Kosten und Sie Zeit und Nerven, falls ein Dokument einmal verloren gehen sollte.

Zudem werden im Büro Dokumente oft unnötig ausgedruckt. Indem Sie die Anzahl der Drucker in Ihrem Büro verkleinern, setzen Sie ein Zeichen, dass Sie unnötige Ausdrucke reduzieren möchten, und schonen gleichzeitig die Umwelt.
 

2. Den Umstieg nicht blindlings forcieren

Die komplette Elimination von Papier ist oft nicht machbar, zumindest unpraktisch oder bringt keinen Mehrwert. Ihre Mitarbeiter in jedem Fall zum digitalen Arbeiten forcieren zu wollen, kann kontraproduktiv sein, und manche Kunden, Lieferanten oder andere Anspruchsgruppen bevorzugen möglicherweise Papierunterlagen. Wägen Sie daher genau ab, welche Prozesse überhaupt papierintensiv sind, welchen Gewinn eine Umstellung bringt und was Sie tun müssen, um die Akzeptanz bei Mitarbeitenden oder externen Anspruchsgruppen zu gewinnen.
 

3. Starten Sie mit den arbeitsintensiven Prozessen

Digitalisieren Sie arbeitsintensive Prozesse, die bis anhin auf Papier erfolgten. Ein klassisches Beispiel sind all Ihre Rechnungseingänge. Ihre Buchhaltung verbringt viel Zeit damit, Rechnungen in Ihr ERP-System abzutippen und dann zu archivieren, gleichzeitig verbrauchen die ganzen Ordner viel Platz im Büro. Digitalisieren ist heutzutage viel mehr als nur das reine Scannen von Dokumenten: Modernste Technologien sind in der Lage, nicht nur Texte zu erkennen, sondern Informationen aufgrund ihrer Position zu interpretieren und zu prüfen. Beispielsweise wird so die Rechnungsnummer als solche erkannt oder es kann automatisch geprüft werden, ob sich die Summe von Auftrag und entsprechender Rechnung decken. So sparen Sie in Zukunft viel Zeit und können Ihre Mitarbeitenden für Ihr Kerngeschäft einsetzen. Parallel fördern Sie moderne Arbeitstechniken, werden attraktiver für ihre eigenen Mitarbeitenden und positionieren sich als moderne und umweltfreundliche Firma.

Mit der richtigen Strategie und Technologie ist der Schritt zur papierlosen Zukunft einfacher als Sie denken. Wir unterstützen Sie dabei! Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir, welche Ihrer papierintensiven Prozesse Potential haben, in Zukunft papierlos abzulaufen. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung und Offerte.

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